Cách trộn thư (Mail Merge) trong Word 2010, 2007

Công việc tạo giấy mời sau mỗi dịp lễ tết khá vất vả nếu bạn không sử dụng công cụ trộn thư trong Word. Với số lượng khách mời dày đặc nếu bạn thực hiện tạo bằng tay rất tốn thời gian và mẫu giấy mời không đồng đều giống nhau. Bài viết dưới đây giới thiệu Cách trộn thư (Mail Merge) trong Word 2010, 2007.

Ví dụ nhân dịp ngày nhà giáo Việt Nam 20-11 nhà trường có 60 khách mời cần tạo giấy mời, bạn đừng vội tạo giấy mời cho từng khách mời nhé. Dưới đây là hướng dẫn cách tạo giấy mời nhanh bằng công cụ Mail Merge.

Bước 1: Tạo mẫu giấy mời để thực hiện trộn thư. Mẫu giấy mời này đều giống nhau, riêng tên khách mời phải để trống để quá trình trộn thư Word tự động điền tên khách mời.

Bước 2: Vào thẻ Mailings -> Start Mail Merge -> Step by step Mail Merge Wizard.

Bước 3: Cửa sổ xuất hiện kích chọn Letters -> Next: Starting document.

Bước 4: Kích chọn Use the current document -> Next: Select Recipients.

Bước 5: Tiếp tục chọn Uses an existing list -> Next: Write your letter.

Bước 6: Lựa chọn file Excel chứa thông tin khách cần viết trong giấy mời -> kích chọn Open.

Bước 7: Kích chọn sheets chứa dữ liệu khách mời muốn trộn thư -> kích chọn OK.

Bước 8: Tích chọn số bản ghi hay chính là khách mời muốn trộn thư -> kích chọn OK.

Bước 9: Chọn Use an existing list -> Chọn Next: Write your letter.

Bước 10: Đặt con trỏ chuột tại vị trí muốn chèn thông tin khách mời từ file Excel -> kích chọn More items….

Bước 11: Hộp thoại xuất hiện kích chọn tên trường dữ liệu từ file excel muốn chèn để trộn thư -> kích OK.

Bước 12: Kích chọn Next: Preview your letters.

Bước 13: Chọn Next: Complete the merge để hoàn thành quá trình trộn thư.

Bước 14: Kích chọn Edit individual letters… để mở file dữ liệu đã trộn thư.

Bước 15: Hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lựa chọn số bản ghi đã trộn thư, ví dụ ở đây hiển thị tất cả các thông tin khách mời kích chọn All -> kích chọn OK.

Kết quả bạn đã tạo giấy mời mà không mất nhiều thời gian, hơn nữa các giấy mời đồng nhất đều, đẹp giống nhau.

Trên đây là cách tạo giấy mời bằng cách sử dụng tính năng Mail Merge trong Word giúp các bạn tiết kiệm thời gian khi làm việc. Chúc các bạn thành công!